7.4. Организационная модель управления

 

Описание технологии управления, зафиксированной как последовательности и взаимосвязи решения задач, и есть организационная модель процессов управления. Организационная модель может отражать структуру и процессы как всей системы управления, так и ее отдельных подсистем и элементов. Выбор объектов моделирования зависит от сложности системы управления и от конкретных задач исследования.

Рассмотрим основные этапы проектирования организационной модели процессов управления на примере разработанной несколько лет назад для Главного управления промышленности строительных материалов Московской области (ныне АО) целевой комплексной программы коллективного подряда (ЦКП). Первый этап работы связан с обследованием организации решения задач в аппарате управления главка. Здесь оценивается возможность прогнозирования задач, выявляются проблемы, которые могут возникнуть при решении задач, определяются характеристики, сроки решения задач и периодичность их возникновения. Кроме того, на данном этапе устанавливается тип зависимости между задачами: выделяются задачи, решать которые можно независимо одна от другой; задачи, связанные последовательной зависимостью; задачи, связанные непоследовательной зависимостью.

Результатом данного этапа является дескриптивная организационная модель. Содержание модели отражается в информационных таблицах. В графе 1 табл. 7.7 содержится полный набор задач, соответствующих данному процессу управления. Задачи располагаются в порядке, отражающем последовательность процесса управления.

В графу 2 записывают исходную информацию, необходимую для решения данных задач. Это может быть директивная информация вышестоящих организаций, местных исполнительных органов, информация от организаций-партнеров, а также информация, получаемая при решении других управленческих задач.

Графа 3 показывает источники исходной информации для решения необходимой задачи: другие организации, подразделения или отдельные должностные лица данной организации.

В графе 4 назван документ, получаемый в результате решения соответствующей задачи управления.

Графа 5 содержит перечень исполнителей задачи, т.е. подразделений или конкретных должностных лиц, решающих задачу и преобразующих в ходе ее решения исходную информацию, а также формирующих результирующий документ (документы). Результирующий документ может формироваться и несколькими исполнителями. Одни из них сами подготавливают необходимую информацию, другие выполняют расчетные операции, третьи принимают участие в согласовании документа и т.д. При1 этом необходимо выделить ответственного исполнителя, организующего решение задачи в целом и отвечающего за качество результирующего документа.

В графе 7 проставляют пользователей документа — отдельные подразделения или работников, использующих результирующий документ. Ответственный потребитель качественно оценивает результат решения задач. С момента приемки он несет полную ответственность за реализацию решения, зафиксированного в результирующем документе.

Информационные таблицы являются основой построения логико-информационных схем или регламентов (ЛИС).

Регламенты представляют собой модель процесса управления, содержащую стандартизованное расписание порядка и условий решения задач управления. Решение каждой задачи управления предполагает создание соответствующего результирующего документа.

В регламентах указывается: когда и как должна быть решена конкретная задача; кто участвует в ее решении; кто несет ответственность за организацию ее решения; какая информация необходима для ее решения. Причем ответственность закрепляется не вообще, а дифференцированно в зависимости от степени участия в решении той или иной задачи управления.

При использовании регламентов необходимо руководствоваться следующими положениями; построение начинается с отображения задачи, представляющей собой логическое начало моделируемого процесса управления.

Каждой задаче со всеми ее элементами на схеме соответствуют шесть блоков (сверху вниз): наименование задачи, сроки исполнения, входная информация, исполнители задачи, результирующая информация, потребители.

Сроки исполнения отражены по всей длине схемы, причем над каждой задачей проставлен свой срок исполнения.

Вся возможная входная информация, данные о потребителях и исполнителях сосредоточены в левой части схемы.

У входных документов, исполнителей и потребителей нумерация у каждого своя, начинающаяся с 01. В правой части схемы изображен ряд задач, а под ними — ряд результирующих документов.

Все характеристики задачи расположены по вертикали. Первый блок — срок исполнения данной задачи. Ниже двузначными цифрами обозначены коды входных документов, содержание которых можно определить по коду в левой части схемы. Третий блок — исполнители. Исполнители каждой задачи закодированы буквами. Первые две цифры обозначают коды исполнителей, полный список которых с кодами приведен в левой части. Третий знак — буква — это степень участия того или иного исполнителя в решении задачи.

Условные обозначения:

I — решающий голос в коллегиальном решении с правом утверждающей подписи;

Р — то же, но без права подписи;

Я — единоличное решение с подписью;

П — планирование;

О — организация;

X — координация;

А — активизация;

К — контроль;

Т — исполнитель;

М — подготовка вопроса;

С — согласование, визирование;

И — получение информации для сведения.

Код задачи состоит из трех символов:

первый символ «3» -— слово «задача»; второй символ—цифра — номер регламента по порядку, причем предусмотрена следующая очередность:

3-1-* — задачи регламента управления с разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного управления;

3-2-* — задачи регламента управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

3-3-* — задачи типового регламента организации управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы;

34-* — задачи типового регламента организации управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы.

Коды документов (блок 5) соответствуют кодам задач.

В блоке 6 отражаются данные о пользователях результирующих документов. Они также закодированы, список пользователей с кодами расположен в левой части схемы.

Стрелки между задачами отражают логическую связь между ними, которая состоит в том, что результирующие документы предыдущей задачи становятся входными документами для последующей.

Документом, детализирующем регламент, является классификатор задач (см. табл. 7.8).

Графа 1 классификатора содержит наименования полного комплекса задач, которые необходимо решить в процессе разработки и внедрения коллективного подряда. Каждая укрупненная задача регламента конкретизируется в виде заданий (подзадач). Выполнение всех заданий (подзадач) означает решение задачи в целом.

Графа 2 — код задачи или код задания. Если код состоит из трех знаков — это задача, если из четырех — задание (подзадача). Коды заданий одной и той же задачи идентичны, за исключением последней цифры, означающей номер задания в задаче.

Предусмотрена следующая очередность знаков в коде задач:

3-1-*-* —задания классификатора задач управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

3-2*-* — задания классификатора задач управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне главного менеджера;

3-3-*-* — задания классификатора задач управления разработкой ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы;

3-4-*-* — задания классификатора задач управления внедрением ЦКП развития коллективного подряда на уровне фирмы.

Третий знак — цифра — это номер задачи по порядку. Таких задач в типовом классификаторе разработки ЦКП на уровне фирмы 22, а в классификаторе внедрения — 16. В графу 3 записывают входную информацию, необходимую для решения задачи (задания). Это может быть директивная информация вышестоящих органов, нормативно-методическая информация, а также информация, полученная при решении других управленческих задач.

Графа 4 показывает источники входной информации для решения задачи (задания). Здесь проставляются организации, подразделения или должностные лица, представляющие информацию для решения указанных задач управления. Источником входной информации могут служить предшествующие задачи (задания). В этом случае результирующие документы предшествующих задач (заданий) становятся входными документами для решения данных задач (заданий).

Графа 5 содержит наименования документов, получаемых в процессе решения соответствующей задачи (задания) управления.

В графе в приведен перечень исполнителей задачи (задания), т.е. подразделений или конкретных должностных лиц, решающих задачу (задание) и преобразующих в ходе ее решения входную информацию, а также формирующих результирующий документ.

Результирующий документ может формироваться и несколькими исполнителями. В зависимости от степени участия в работе их отмечают соответствующими буквами. Одни из них подготавливают информацию (П), другие являются непосредственными исполнителями (Т) задач (заданий), третьи принимают участие в согласовании документа (С). При этом необходимо выделить лицо, принимающее решения (Я), организующее решение задачи в целом и отвечающее за качество результирующего документа.

В графе 7 указывают срок исполнения. В типовых классификаторах в этой графе показывают ориентировочную длительность решения той или иной задачи в днях. В классификаторах же, разрабатываемых для конкретных предприятий, следует указывать календарную дату выполнения задачи. Необходимо помнить, что параллельное выполнение работ (совмещение их во времени) позволяет существенно сократить общий срок разработки и внедрения коллективного подряда.

В графе 8 отражают данные о пользователях документов — подразделениях или работниках, использующих результирующий документ. Ответственный пользователь квалифицированно оценивает качество решения задачи, зафиксированного в результирующем документе.

Выходная информация может направляться в другие подразделения для реализации различных процессов управления, руководству организации, использоваться для решения других задач данного процесса управления, а также направляться во внешние организации.

Наименования внешней входной информации, исполнителей, потребителей помещают в левой части схемы. Последовательность отражения задач диктуется сроками решения и логикой информационных связей.

Порядок разработки и рассмотрения исходных нормалей на существующие управленческие процедуры такой же, как и для информационных таблиц.

 

Используя этот метод, необходимо сформировать сводную аналитическую модель (табл. 7.9). Цель ее построения — анализ связей между участниками. В данном случае сводная аналитическая модель является эффективным организационным инструментом для построения системы обеспечения целевых функций управления. Строится она на основе информационных таблиц.

Таблица 7.9 Сводная аналитическая модель управления

* Итак, для построения данной модели необходимо:

• выделить целевые функции управления;

• определить обеспечивающие подсистемы;

• найти место каждой задачи {из информационных таблиц) в модели. Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функции управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в Определенный квадрат матричной модели.

В результате получается сводная аналитическая модель управления фирмой, которая позволяет проанализировать выполнение всех целевых функций управления.

 

ВОПРОСЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ

 

1. Назовите состав организационных инструментов. Каково их на»' значение?

2. В чем сущность сетевых матриц?

3. Перечислите правила построения сетевых матриц.

4. Опишите математический аппарат сетевых матриц.

5. Покажите формирование оценок времени.

6. Каково содержание матрицы разделения административных задач управления (матрица РАЗУ)?

7. Каков порядок заполнения матрицы РАЗУ?

8. Дайте определение трудоемкости управленческих работ.

9. Приведите содержание организационной модели управления. 10. Каков порядок построения организационной модели управления?