10. РАБОЧИЕ ДОКУМЕНТЫ АУДИТОРА
В международном нормативе аудита подчеркивается, что аудитор должен документально оформить вопросы, которые важны при предоставлении доказательства выполнения аудита в соответствии с основными принципами. Цель этого норматива – углубить отмеченные основные принципы проведения аудита.
Документальное оформление в соответствии с этим нормативом относится к рабочим бумагам, подготовленным или приобретенным аудитором и удерживаемым им в связи с выполнением аудиторской проверки.
Рабочие бумаги:
а) помогают в планировании и выполнении аудита;
б) помогают контролю и обзору аудиторской работы;
с) предоставляют доказательства аудиторской работы, выполненной для подтверждения аудиторского мнения.
Рабочая документация должна отражать аудиторское планирование, сущность, время проведения и число выполненных аудиторских процедур, заключение, подготовленное из полученных доказательств.
Рабочие бумаги должны быть достаточно полными и подробными для опытного аудитора с тем, чтобы иметь общее понимание аудита. Размер документального оформление является вопросом профессионального суждения, поскольку для аудитора не является необходимым документировать в своих рабочих бумагах каждое наблюдение, рассмотрение или составленное заключение.
В рабочие бумаги должны быть включены важные вопросы, требующие выводов вместе с аудиторским заключением по ним.
Проверка незавершена, если не подготовлены необходимые рабочие документы. Рабочие документы – это записи аудиторов, соответствующие общепринятым аудиторским стандартам. В них должны содержаться обоснования выбора необходимых в данных условиях процедур и других важных решений, принимаемых в ходе проверки. Хотя юридически аудитор является собственником рабочих документов, профессиональная этика не позволяет ему передавать их кому-либо без согласия клиента, так как в рабочих документах содержится конфиденциальная информация.
Рабочие бумаги облегчают аудитору процесс планирования, проведения и наблюдения за работой. В рабочих документах документируется следующая информация:
Представление, составленное аудитором о бизнесе, которым занимается фирма - клиент.
Оценка неизбежного риска.
Представление о структуре внутреннего контроля.
Основа для выдачи заключения об эффективности мероприятий и процедур контроля.
Решения, принятые в отношении стратегии проведения аудита.
Результаты проведенных проверок средств контроля.
Информация об осуществлении контроля и анализа деятельности привлеченных специалистов.
Выводы по исключениям и необычным моментам.
Рекомендации по совершенствованию мероприятий и процедур структуры контроля, составленные в процессе аудиторской проверки.
Факты, говорящие в пользу вывода, сделанного аудитором в отношении финансовых документов.
Помимо этого в рабочих бумагах отражается информация, необходимая для составления отчетов для правительственных учреждений, определения суммы налогов. Она также может быть использована в качестве источника информации при проведении последующих аудиторских проверок.
Рабочие бумаги являются собственностью аудитора и не могут быть использованы вместо бухгалтерских документов фирмы - клиента. Аудитор должен использовать соответствующие процедуры, обеспечивающие надежное хранение рабочих бумаг в течение продолжительного времени.
Рабочие документы можно разделить на три категории:
Непрерывно ведущиеся документы. В них содержится информация по вопросам, которые интересовали аудиторов в течение многих лет проверки одного и того же клиента. Эти документы можно использовать из года в год, сохраняя ежегодно необходимую аудиторскую информацию. Документами, которые можно использовать ежегодно являются: копии или выдержки из устава, копии текущих контрактов, заметки об истории компании и другие.
Аудиторские административные документы. Сюда входит документация, касающаяся начальных стадий планирования проверки. Обычно это – письмо о приглашении аудиторов, документы о назначении аудиторов для выполнения проверки, а также содержащие информацию о бизнесе клиента, результатах предварительного аналитического обзора, первоначальных оценок риска неэффективности проверки и материальности. Многие бухгалтерские фирмы практикуют сведение этой информации в памятную записку о планировании.
Документы аудиторской информации. В этих документах содержится информация по основным вопросам проверки, записи о выполненных процедурах, собранная информация и решения, принятые в ходе проверки.
Кроме того рабочие бумаги включают: программы проведения аудиторской проверки, пробные балансы, графики, результаты анализов, меморандумы, подтверждения, анкеты и многие другие формы и средства. Они могут быть написаны от руки, напечатаны на машинке, иметь вид компьютерных распечаток или храниться в памяти электронных носителей. Обычно часть рабочих бумаг готовится сотрудниками фирмы- клиента в соответствии с техническими требованиями аудитора. Аудитор в обязательном порядке должен проверить правильность составления этих рабочих бумаг.
Как правило, содержание рабочих бумаг стандартизации не подлежит. Однако некоторые типы рабочих бумаг могут быть стандартизированы, например, форма регистрации и подтверждения поступлений на счета. Рабочие бумаги должны быть легко читаемыми, полными, понятными и иметь структуру, подходящую для условий и нужд аудитора применительно к конкретной аудиторской проверке или вопросу, исследуемому в рамках аудита. Малополезные или не относящиеся к делу рабочие бумаги составлять не следует. Если такие рабочие бумаги случайно были подготовлены, их хранение необязательно.
Все рабочие бумаги должны иметь заголовок, дату и фамилию того сотрудника, который их подготовил. Они должны содержать разъяснения по использованным процедурам и результатам, полученным при их применении. Иногда результаты, полученные при использовании процедур, не могут быть просчитаны на ЭВМ или сравнены с другими зарегистрированными данными, иногда требуется приложение разъяснений. Если разъяснения необходимы, в конце рабочей бумаги делается определенное обозначение или ставится отметка, которая следует сразу же за соответствующей позицией. Некоторые аудиторы для документирования данных по процедурам используют стандартизированные наборы обозначений.
В каждой рабочей бумаге или группе бумаг, касающихся какой-либо цели, преследуемой при проведении аудита, должна фиксироваться информация по всей проделанной работе. Такая информация должна включать разъяснения по исключениям, помеченным аудитором после использования процедур, и средства идентификации предлагаемых корректировок, вносимых в бухгалтерские счета. Таких выражений, как “верно представлено”, следует избегать, поскольку подобное заключение может быть неправильно истолковано применительно к финансовым документам в целом.
Большинство рабочих бумаг содержит количественную информацию. Однако некоторые бумаги составляются с использованием процедур опроса, наблюдения и поэтому не содержат количественной информации. В таких случаях аудитору следует составить рабочие бумаги, в которых тщательно документируются результаты опроса, дается перечень опрошенных сотрудников, описываются виды проверок, проведенных после опроса, и представляется соответствующее заключение.
Не существует жестких правил организации комплекта рабочих бумаг.
Как указывалось выше, различные условия, возникающие на практике, определяют наличие различных рабочих бумаг. Как бы то ни было, некоторые типы рабочих бумаг имеют общие характеристики, пояснения к которым даются ниже.
Пробный баланс является основной рабочей бумагой при проведении многочисленных аудиторских проверок, поскольку представляет собой документ, в котором данные из всех базовых рабочих бумаг собраны вместе, классифицированы и обобщены в виде сумм, указанных в финансовых документах. Пробный баланс может быть составлен разными способами, каждый из которых имеет свои достоинства. Часто его составляют в виде формы, в которой сравнивают текущие суммы с суммами за предыдущий период. Он может быть составлен в соответствии с балансом и отчетностью о доходах.
Процедуры аналитического контроля документируются в виде различных графиков, аналитических форм, а также текстового изложения.
Проверки на соответствие средств контроля могут быть отражены в виде текста, в котором описывается, какие проверки были проведены и какие мероприятия и процедуры структуры контроля были подвергнуты изучению. Иногда проверки средств контроля обусловливают необходимость подготовки перечня позиций, подлежащих выделению из файла или сравнению с данными, расположенными в другом месте. Если это имеет место, подготовленный график или перечень могут быть использованы в качестве рабочей бумаги.
Проверки на существенность в большинстве случаев позволяют получить необходимые доказательства путем проведения анализа. Его форма зависит от характера используемых процедур аудита. Например, рабочие бумаги могут включать результаты анализа, отражающие состояние сальдо для какого-либо счета. Они также могут включать результаты анализа хозяйственной деятельности по конкретному счету за конкретный период, показывая начальный остаток, обобщенные данные по деловым операциям за указанный период и сальдо.
Аналитические процедуры предусматривают изучение и сравнение данных. Обычно доказательства получают путем сравнения расчетов. Доказательства, представленные в рабочих бумагах, обычно состоят из описания процедур, полученных результатов, результатов дальнейших исследований по вопросам, классифицированным как оказывающие влияние на ход аудиторской проверки, и изменений, вносимых в счета в ходе аудита.
Что касается меморандумов, то необычные моменты, вопросы, возникающие в процессе аудита, обнаруженные ошибки следует задокументировать. В меморандуме даются разъяснения, какие были предприняты шаги для их решения, какие сотрудники были вовлечены для их решения и делаются ли соответствующие выводы. Разъяснения по возникшим вопросам должны быть полными и содержать заключения.
Рабочие бумаги, используемые при периодической работе аудиторов, обычно содержат информацию, полученную при проведении аудита в прошлые годы. Такая информация часто называется постоянной. Она должна включать данные, которые могут быть использованы в будущем и не подвергаться частым изменениям. Примерами постоянных документов являются копии или выдержки из доказательств, полученных фирмой, законодательных актов, контракта на передачу ценных бумаг и векселей, соглашения, схемы структур организаций, список ключевых руководителей, местоположение заводов и другие.
Недостатки, отмечаемые в рабочих бумагах, часто являются результатом невнимательности или чрезмерной потери времени на некоторых этапах: осуществление процедур аудита, привлечение новых сотрудников к проведению аудита в следующем году, несвоевременное отражение результатов выполненной работы и выдача заключений. Указанные недостатки обычно обнаруживаются на этапе анализа рабочих бумаг. Наиболее распространенные недостатки, отмечаемые в рабочих бумагах:
В рабочей бумаге не указаны фамилии лица, подготовившего документ, лица, его проверявшего, а также дата.
Рабочие бумаги неправильно озаглавлены.
Необоснованно пропущены ссылки.
Не расшифрованы условные обозначения.
Неясно назначение рабочей бумаги.
Изложение материала нелогично.
Указанные суммы не соответствуют суммам в пробном балансе.
Низкое качество фотокопий.
Не полностью раскрыт характер процедур аудита и другие.
Итак, рабочие документы – неотъемлемый результат каждой проверки. В них описана работа группы аудиторов, проверенные направления контроля и предпосылки, выполненные процедуры, полученная информация и принятые решения. С их помощью аудиторы могут показать, что проверка выполнена в соответствии с общепринятыми аудиторскими стандартами.